Automatyzacja z AI – sposób na realne oszczędności w Twojej firmie

W dobie rosnących kosztów prowadzenia działalności coraz więcej firm szuka sposobów na redukcję kosztów. Jednym ze skutecznych rozwiązań może być na przykład zautomatyzowanie niektórych procesów. Jednak jak to wygląda w praktyce? W jakich zadaniach taki system może nas wspomóc i jakie są realne korzyści z takiego rozwiązania? Sprawdźmy na konkretnym przykładzie.

Przykład wdrożenia systemu OCR z inteligentną analizą treści

Oto przykład naszego wdrożenia systemu OCR ze wsparciem sztucznej inteligencji do analizy i wprowadzania faktur oraz kosztorysów, który pozwolił klientowi znacząco obniżyć koszty operacyjne.

Jak działa system?

System automatyzacji wsparty AI został zaprojektowany do obsługi procesu przetwarzania faktur od początku do końca. Dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji do analizy kontekstowej, system jest w stanie przeanalizować dokumenty i pobrać odpowiednie dane (np, dane kontrahenta, dane pozycji na fakturze, dodatkowe uwagi, ceny netto, brutto itp.), niezależenie od formatu w jakim faktury są zapisane. Jego zadania obejmują:

• Pobieranie faktur bezpośrednio ze skrzynki mailowej.

• Inteligentną analizę dokumentów zapisanych w różnych formatach.

• Pobieranie potrzebnych danych dzięki analizie kontekstowej.

• Wprowadzanie danych w odpowiednim formacie do systemu, gdzie mogą być dalej przetwarzane.

• Integracja z innymi systemami.

• Weryfikacja i uzupełnienie danych - np. sprawdzenie/dodanie adresu na podstawie NIP.

Dzięki temu cały proces, który wcześniej wymagał pracy manualnej, odbywa się automatycznie i bez przerw.

Więcej informacji na temat wdrożenia znajdziesz [tutaj].

Koszty przed wdrożeniem

Załóżmy, że wprowadzenie każdej faktury zajmowało średnio 5 minut. Oto, jak przekładało się to na czas pracy w zależności od liczby faktur dziennie (przy założeniu ciągłej pracy, bez żadnych przerw):

• 10 faktur dziennie – 5 minut x 10 = 50 minut dziennie (prawie 1 godzina).

• 50 faktur dziennie – 5 minut x 50 = 4,2 godzin dziennie (ponad pół etatu).

• 100 faktur dziennie – 5 minut x 100 = 8,3 godziny dziennie (ponad cały etat).

Przy stawce 30 zł brutto za godzinę, wprowadzanie 50 faktur dziennie kosztuje firmę około 120 zł dziennie, czyli ponad 2600 zł miesięcznie. W skali roku oznacza to koszt przekraczający 31 tys. zł tylko na tę jedną czynność.”

Dodatkowym ograniczeniem są przerwy w pracy i obsługa wyłącznie w godzinach roboczych. Może to prowadzić do opóźnień w procesach, negatywnie wpływając na jakość obsługi klienta lub płynność finansową firmy.

Korzyści z systemu automatyzacji

Zastosowanie systemu automatyzacji działa w tle, zapewniając całodobową pracę 24/7. Dzięki temu:

• System eliminuje opóźnienia spowodowane ograniczeniami czasowymi.

• Obsługuje dużą liczbę faktur bez potrzeby zwiększania zespołu.

• Rozwiązuje problem synchronizacji pracy – system eliminuje ryzyko zdublowanego wprowadzania faktur przez różne osoby, zapewniając pełną kontrolę nad tym, które dokumenty zostały już przetworzone.

• Możliwość integracji z innymi systemami (np. księgowością), co dodatkowo przyspiesza procesy i redukuje koszty obsługi zewnętrznej.”

Już przy obsłudze niecałych 100 faktur dziennie firma uwalnia czas pracy równy pełnemu etatowi pracownika, który może skupić się na bardziej kreatywnych i strategicznych zadaniach jak obsługa klienta, pozyskiwanie nowych klientów, rozszerzania oferty firmy itp.

Co równie ważne - zwłaszcza dla dynamicznie rosnących organizacji - system łatwo się skaluje. Przy zwiększającej się liczbie faktur nie ma konieczności zatrudniania dodatkowych osób.

Inwestycja we wdrożenie takiego systemu szybko się zwraca. Zautomatyzowanie procesów:

• Ogranicza koszty związane z zatrudnieniem nowych pracowników,

• Zwiększa efektywność operacyjną,

• Minimalizuje błędy, które mogą wystąpić podczas manualnego wprowadzania danych.

Dlaczego warto zainwestować w AI?

Automatyzacja wsparta AI to nie tylko oszczędność czasu i kosztów, ale również możliwość skalowania biznesu bez zbędnych obciążeń.

Wdrożenie systemu OCR to świetny przykład, jak nowoczesne technologie mogą wspierać rozwój firm w dynamicznie zmieniających się warunkach rynkowych.

To tylko jeden z przykładów – możliwości automatyzacji są niemal nieograniczone. Ostateczny zakres zależy od specyfiki i potrzeb Twojej firmy

Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się w jaki sposób systemy automatyzacji mogą zredukować koszty w Twojej firmie umów się na bezpłatną konsultację i zacznij oszczędzać