Ile naprawdę kosztuje praca z arkuszami kalkulacyjnymi? Ukryte koszty, których często nie zauważamy

Arkusze kalkulacyjne to jedne z najpopularniejszych narzędzi wykorzystywanych w codziennej pracy firm. Są łatwo dostępne, elastyczne i nie wymagają dużych nakładów na rozpoczęcie pracy. Pozwalają szybko gromadzić dane, tworzyć zestawienia, wykonywać obliczenia i kontrolować różne obszary działalności.

Wraz z upływem czasu i rozwojem firmy arkusze zaczynają jednak obsługiwać coraz więcej zadań. Pojawiają się kolejne zestawienia, zależności i obowiązki związane z ich aktualizacją. Zmiany te zachodzą stopniowo, dlatego łatwo przyzwyczaić się do dodatkowej pracy i nie zauważyć, jak bardzo wzrosło zaangażowanie potrzebne do utrzymania dotychczasowego sposobu działania.

Warto więc zatrzymać się na chwilę i sprawdzić, ile naprawdę kosztuje codzienna praca z arkuszami. Nie chodzi wyłącznie o cenę licencji, ale przede wszystkim o czas pracowników, który można przeliczyć na konkretne pieniądze.

Koszt arkusza to nie tylko cena subskrypcji

Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych może wydawać się niemal bezkosztowe. Podstawowe narzędzia są dostępne za darmo, a bardziej rozbudowane pakiety biurowe stanowią zwykle niewielką część wydatków firmy.

Cena oprogramowania to jednak tylko część całkowitego kosztu. Codzienna praca z arkuszami wiąże się również z wieloma dodatkowymi czynnościami, które pochłaniają czas pracowników i generują koszty, choć nie zawsze są one od razu widoczne. Przyjrzyjmy się kilku obszarom, w których najczęściej się pojawiają.

Przygotowywanie formuł i zestawień

Arkusz, który ma służyć do czegoś więcej niż do przechowywania danych, wymaga odpowiedniego przygotowania. Trzeba zaplanować jego strukturę, zdefiniować zależności, stworzyć formuły, funkcje i reguły obliczeniowe.

Przy bardziej rozbudowanych zestawieniach dochodzą kolejne elementy: automatyczne podsumowania, filtrowanie, wyszukiwanie danych, tabele przestawne czy dodatkowe mechanizmy ułatwiające pracę.

Samo przygotowanie takiego pliku może zająć kilka godzin lub znacznie więcej. Później trzeba jeszcze uwzględniać zmiany w procesach, dodawać nowe pola, modyfikować formuły i sprawdzać, czy wprowadzone poprawki nie wpłynęły na pozostałe obliczenia.

To praca, która często pozostaje niewidoczna, ponieważ jest wykonywana przy okazji codziennych obowiązków.

Ręczne wprowadzanie i przenoszenie danych

Informacje potrzebne do prowadzenia różnych zestawień często pochodzą z wielu źródeł: wiadomości e-mail, formularzy, dokumentów czy innych systemów wykorzystywanych w firmie.

Pracownik musi odnaleźć potrzebne informacje, przepisać je do odpowiednich komórek, sprawdzić ich poprawność i zadbać o zachowanie właściwego formatu.

Zdarza się również, że te same dane trzeba wprowadzać kilkukrotnie – do różnych arkuszy lub zestawień. Czasami wynika to z braku automatycznego przepływu informacji, a czasami z przyjętego sposobu organizacji pracy.

Każda taka czynność zajmuje tylko chwilę, ale powtarzana kilkanaście lub kilkadziesiąt razy dziennie zaczyna generować zauważalne koszty.

Wyszukiwanie informacji i przygotowywanie raportów

Koszt pracy z arkuszami nie ogranicza się do samego wpisywania danych. To również ich wyszukiwanie, porównywanie, porządkowanie i przygotowywanie zestawień.

Pracownik może potrzebować sprawdzić historię zamówienia, znaleźć informacje o konkretnej reklamacji albo przygotować podsumowanie za wybrany okres.

Jeżeli dane znajdują się w kilku plikach lub zakładkach, trzeba je odnaleźć, połączyć i odpowiednio przefiltrować. Nawet pozornie proste zestawienie może wymagać kilku dodatkowych operacji.

Szczególnie dużo czasu zajmuje przygotowywanie cyklicznych raportów, które wymagają każdorazowego uzupełnienia danych, sprawdzenia ich poprawności i odpowiedniego sformatowania.

Kontrolowanie danych i poprawianie błędów

Brak odpowiedniej walidacji ręcznie wprowadzanych danych zwiększa ryzyko pomyłek. Może to być błędna kwota, nieprawidłowa data, wartość wpisana w niewłaściwej komórce, pominięty wpis albo przypadkowe nadpisanie formuły. Skala problemu jest większa, niż mogłoby się wydawać. W jednym z badań błędy wykryto w 94% analizowanych arkuszy wykorzystywanych operacyjnie.¹

Nie każdy błąd zostaje od razu zauważony. Czasami nieprawidłowe dane trafiają do kolejnych zestawień i prowadzą do błędnie naliczonych premii, nieprawidłowo wyliczonej marży czy niedoszacowania zamówienia.

Jeżeli niezgodność zostanie wykryta, trzeba jeszcze ustalić jej źródło. Oznacza to ponowne sprawdzenie danych wejściowych, porównanie ich z zapisami w arkuszu i prześledzenie zależności między poszczególnymi elementami zestawienia.

Kontrola poprawności często wymaga również ręcznego zaangażowania pracowników. W badaniu przeprowadzonym wśród 180 użytkowników arkuszy w międzynarodowej firmie ABB aż 87% respondentów deklarowało sprawdzanie pojedynczych komórek lub korzystanie z kalkulatora w celu weryfikacji wybranych wartości.²

Kontrolowanie terminów i pilnowanie zadań

Arkusze mogą służyć również do ewidencjonowania terminów, statusów zadań, dat płatności czy kolejnych etapów realizacji zamówień.

Problem pojawia się wtedy, gdy samo zapisanie informacji nie wystarcza. Ktoś musi jeszcze regularnie sprawdzać, czy zbliża się termin, które zadania wymagają działania i czy wszystkie sprawy zostały odpowiednio zaktualizowane.

W przeciwieństwie do systemów wyposażonych w mechanizmy powiadomień, zwykły arkusz nie przypomni automatycznie o zbliżającym się terminie ani nie poinformuje odpowiedniej osoby, że powinna podjąć działanie.

W praktyce oznacza to konieczność ręcznego kontrolowania zestawień, a czasami również dodatkowego kontaktowania się z pracownikami.

Jeżeli coś zostanie przeoczone, konsekwencje mogą być znacznie większe niż kilka minut dodatkowej pracy. Opóźniona płatność, nierozpatrzona reklamacja czy niewykonane na czas zadanie mogą generować dodatkowe koszty i komplikacje.

Ile czasu kosztuje praca z arkuszami? Przykład małego sklepu internetowego

Przyjrzyjmy się przykładowej firmie, która prowadzi niewielki sklep internetowy. W codziennej pracy wykorzystuje kilka arkuszy do ewidencjonowania sprzedaży, czasu pracy oraz obsługi reklamacji i zwrotów.

Są to stosunkowo proste procesy. Każdy z nich można obsługiwać za pomocą arkusza kalkulacyjnego. Sprawdźmy jednak, ile czasu zajmuje ich bieżąca obsługa.

1. Rejestr sprzedaży i zamówień

Sklep obsługuje średnio 20 zamówień dziennie. Dane o sprzedaży są zapisywane w arkuszu, który łączy informacje ze sklepu z kosztami zakupu i marżami oraz służy do przygotowywania zestawień.

Pracownik poświęca czas na:

uzupełnianie rejestru o nowe zamówienia – średnio 1,5 minuty na zamówienie, czyli około 30 minut dziennie;

sprawdzanie poprawności wpisów i wyjaśnianie niezgodności – około 10 minut dziennie;

przygotowanie miesięcznego zestawienia sprzedaży – około 1 godziny miesięcznie.

Łącznie: około 15 godzin i 40 minut miesięcznie.

2. Ewidencja czasu pracy

Firma zatrudnia pięć osób. Pracownicy uzupełniają godziny pracy, a jedna osoba odpowiada za kontrolowanie wpisów, uwzględnianie nieobecności i przygotowywanie miesięcznych podsumowań.

Praca obejmuje:

zebranie i uzupełnienie informacji o czasie pracy – około 10 minut dziennie;

sprawdzanie wpisów i wyjaśnianie brakujących danych – około 30 minut tygodniowo;

przygotowanie miesięcznego zestawienia – około 1 godziny.

Łącznie: około 6 godzin i 50 minut miesięcznie.

3. Rejestr reklamacji i zwrotów

W sklepie pojawia się średnio 30 reklamacji i zwrotów miesięcznie. Zgłoszenia przychodzą przez e-mail lub formularz kontaktowy. Pracownik prowadzi arkusz, w którym zapisuje dane zamówienia, rodzaj zgłoszenia, datę, status i sposób rozwiązania sprawy.

Praca obejmuje:

dodawanie nowych zgłoszeń i przepisywanie danych – około 3 minuty na zgłoszenie;

aktualizowanie statusów i uzupełnianie informacji o przebiegu sprawy – około 2 minuty na zgłoszenie;

wyszukiwanie wcześniejszych zgłoszeń, sprawdzanie terminów i weryfikowanie informacji – około 2 godziny miesięcznie;

przygotowanie podsumowania reklamacji i zwrotów – około 45 minut miesięcznie.

Łącznie: około 5 godzin i 15 minut miesięcznie.

Podane czasy dotyczą prowadzenia i aktualizowania rejestru, a nie samego rozpatrywania reklamacji czy realizowania zwrotów.

Ile kosztują trzy arkusze?

W każdym z opisanych obszarów pracownik wykonuje szereg powtarzalnych czynności. Żadna z nich nie wydaje się szczególnie czasochłonna, ale ich suma daje już konkretny wynik.

Oznacza to niemal 28 godzin miesięcznie poświęcanych na samą obsługę trzech arkuszy. W skali roku daje to około 333 godzin, czyli równowartość ponad 41 ośmiogodzinnych dni roboczych — ponad ośmiu tygodni pracy jednej osoby.

Przyjmując wynagrodzenie pracownika na poziomie 6 000 zł netto miesięcznie, całkowity koszt pracodawcy wynosi orientacyjnie około 10 000 zł. Przy około 160 godzinach pracy w miesiącu daje to koszt jednej godziny na poziomie ok. 62,50 zł. Czas poświęcany na obsługę tych trzech rejestrów kosztuje więc firmę około 1 735 zł miesięcznie, czyli ponad 20 800 zł rocznie.

Warto podkreślić, że jest to uproszczony przykład. Nie uwzględnia wszystkich czynności związanych z przygotowywaniem i rozwijaniem arkuszy, tworzeniem formuł, aktualizowaniem zależności czy rozwiązywaniem bardziej złożonych problemów. Nie obejmuje również potencjalnych strat wynikających z przeoczonych terminów lub błędnych decyzji podjętych na podstawie nieaktualnych danych.

Podsumowanie

Arkusze kalkulacyjne są przydatnym i uniwersalnym narzędziem. Doskonale sprawdzają się przy prostych zestawieniach, niewielkiej ilości danych, podstawowych obliczeniach czy zadaniach, które nie wymagają skomplikowanego przepływu informacji między wieloma osobami i systemami.

Wraz z rozwojem firmy i zwiększaniem liczby obsługiwanych zadań koszt obsługi tych procesów może znacząco wzrosnąć, i to niepostrzeżenie.

Dlatego warto od czasu do czasu przeanalizować sposób realizacji poszczególnych procesów i sprawdzić, ile czasu faktycznie pochłania ich obsługa. Nie po to, aby rezygnować z arkuszy za wszelką cenę, ale żeby świadomie ocenić, czy nadal są odpowiednim narzędziem do danego zadania.

Chcesz sprawdzić, ile kosztuje obsługa procesów w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci oszacować czas i związane z nim koszty, przeanalizować obecny sposób pracy oraz ocenić, czy istnieje rozwiązanie, które pozwoli realizować te zadania efektywniej.

¹ S. G. Powell, K. R. Baker, B. Lawson, Errors in Operational Spreadsheets, 2009. Badanie 50 arkuszy operacyjnych; błędy wykryto w 47 z nich (94%).

² J. Smith, J. A. Middleton, N. A. Kraft, Spreadsheet Practices and Challenges in a Large Multinational Conglomerate, IEEE VL/HCC 2017, s. 155–163. Ankieta 180 użytkowników arkuszy w ABB.